Marie Assistante Web

Assistante Indépendante - Gironde (33)

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Artigues (33370)

Clients : professionnels/particuliers

Interventions :

  • sur site : dans un rayon de 30 kms autour de Artigues
  • à distance : sur toute la France

Disponibilités : lundi, mardi et jeudi de 9h à 12h et de 14h à 18h, le mercredi de 9h à 12h et de 14h à 16h, le vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h et le samedi de 14h à 17h.

Présentation

Moi c’est Marie-Pierre SINET (mais entre vous et moi je préfère que l’on m’appelle Marie).
Je suis Assistante Web-marketing Indépendante. Il y a plusieurs façons de nommer mon métier : assistante virtuelle ou adjointe virtuelle (en anglais «Virtual Assistant», abrégé en « VA »).
 

Prestations pour Professionnels

Secrétariat

  • Accueil téléphonique
  • Prise de rendez-vous
  • Gestion des courriers et des mails
  • Organisation agenda, planning
  • Démarches et formalités administratives
  • Saisie et mise en page de vos courriers et documents (Word, Powerpoint, Excel)
  • Prise de notes 
  • Relecture et correction de vos comptes-rendus
  • Retranscription audio
  • Tri, classement, archivage

Gestion Administrative

  • Saisie et mise en page de vos courriers et documents (Word, Powerpoint, Excel)
  • Création de formulaires, documents types...
  • Création de tableaux, graphiques, organigrammes
  • Restructuration PDF
  • Assistance en organisation de l’entreprise (procédures, modes opératoire…)
  • Aide à la constitution de dossiers d’appels d’offre
  • Collecte des éléments de paie
  • Gestion des notes de frais
  • Préparation des éléments nécessaires à l‘expert-comptable
  • Qualification de fichiers (mise à jour des bases de données)

Gestion Sociale

  • Veille et respect des obligations légales de la gestion du personnel
  • Aide au recrutement
  • Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE)
  • Suivi des absences des salariés (congés, RTT, maladie, accident de travail…)
  • Tenue des registres sociaux
  • Suivi des visites médicales
  • Préparation des éléments nécessaires au calcul des salaires
  • Gestion et suivi des dossiers de formation
  • Saisie et suivi des contrats de travail et avenants selon trame existante
  • Relations avec l'Urssaf

Juridique

  • Retranscription de compte-rendu lors de réunions ou rendez-vous
  • Gestion du courrier numérique et de diverses tâches administratives
  • Gestion de l’agenda numérique
  • Préparation, classement et mise à jour des dossiers de façon numérique
  • Accompagnement aux démarches administratives
  • Réalisation de recherches juridiques et rassemblement des pièces afférentes en vue d'une formalité juridique (immatriculation, modification au RCS...)
  • Rédaction de documents (courriers, annonce légale et formulaire...)

Gestion Achats/Ventes

  • Etablissements des devis, factures, avoirs
  • Gestion des commandes clients et fournisseurs
  • Gestion des contrats d’achat 
  • Qualification de fichiers (mise à jour de données)
  • Négociation des conditions commerciales
  • Analyse des risques et optimisation des coûts
  • Gestion des dossiers clients et fournisseurs (réclamations, sinistres)
  • Création et suivi des tableaux de bord
  • Gestion des stocks et inventaires

Gestion Budgétaire

  • Préparation des remises de chèques 
  • Mise en règlement des fournisseurs
  • Gestion et suivi des encaissements 
  • Suivi et relance des factures impayées
  • Gestion et suivi de tableaux de bord
  • Mise en place d'outils de contrôle de gestion

Pré Comptabilité

  • Rapprochement bancaire 
  • Pointage comptable
  • Gestion tableaux de bord pour le suivi de la trésorerie 
  • Recouvrement
  • Préparation et transmission des éléments nécessaires au cabinet comptable 

Gestion Commerciale & Communication

  • Elaboration des outils de prospection (marketing direct, emailing, publicité...)
  • Création de logo, charte graphique...
  • Création de sites internet et référencement
  • Gestion des réseaux sociaux (Facebook, Linkedin...)
  • Recherche de nouveaux fournisseurs
  • Relance devis
  • Qualification de fichiers (mise à jour des bases de données)

Médical

  • Accueil téléphonique
  • Gestion des emplois du temps, avec rendez-vous à prendre et à confirmer
  • Réception et rédaction du courrier
  • Gestion dossier patient : création, mise à jour, archivage
  • Saisie des comptes rendus médicaux
  • Facturation
  • Télétransmission
  • Rapprochement bancaire
  • Retours Noémie
  • Gestion des rejets et impayés
  • Classement / Archivage

Permanence Téléphonique

  • Gérer le standard et trier les appels
  • Transférer les appels à la personne ou au service approprié
  • Transférer les messages vocaux et transmettre les autres communications au sein de l'organisation
  • Mettre à jour le dossier et le répertoire téléphonique de l'entreprise
  • Collaborer avec le personnel du front office et exercer les activités administratives génériques

Logiciels

  • Word et Excel
  • PowerPoint
  • Canva
  • Calendy
  • Zoom...

 

N° de Siret : 891 626 525 00010

Statut : Auto entrepreneur