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WORK OFFICE

Coordonnées
: Julie JACOB
: VILLENEUVE D'ASCQ (59)
Disponibilités
: 8 heures par semaine
Interventions
: A distance  
: Sur site  
  - Nord (59)
  - Rayon de 50 km autour de VILLENEUVE D'ASCQ
Société
: EURL
: 823 149 711 00017
Contact
Présentation
WORK Office prend en charge toutes sortes de missions administratives telles que secrétariat, gestion commerciale, prospection téléphonique et appels d’offres. Nous vous accompagnons également sur l’élaboration et la rédaction de votre document unique d’évaluation des risques professionnels. Notre secrétaire freelance à distance vous propose des prestations sur –mesure, s’adaptant facilement à vos contraintes et aux changements qui affectent votre activité. Nous exerçons de manière récurrente, ponctuelle ou périodique selon vos besoins et vos impératifs. Que vous ayez besoin d’une secrétaire de manière récurrente, ponctuelle ou périodique, WORK Office a la solution qu’il vous faut !
Achats / Ventes
  • Etablissements des devis, factures, avoirs
  • Gestion des commandes clients et fournisseurs
  • Gestion des contrats d’achat, de location ...
  • Création et mise à jour de bases de données (produits ...)
  • Négociation des conditions commerciales
  • Gestion des dossiers clients et fournisseurs (SAV ; réclamations ; sinistres ...)
  • Création et suivi des tableaux de bord
Appels d'Offres
  • Identification des annonces officielles de marchés publics
  • Analyse technique et administrative des cahiers des charges
  • Proposition des dossiers à traiter
  • Constitution et suivi des dossiers de candidature, jusqu’à leur livraison
Commercial & Communication
  • Construction d’un argumentaire de vente
  • Gestion des réseaux sociaux : Facebook
  • Gestion des réseaux sociaux : LinkedIn
  • Recherche de nouveaux fournisseurs
  • Relance devis
  • Qualification de fichiers (mise à jour des bases de données clients, produits...)
Budgétaire & Pré Comptabilité
  • Gestion et suivi de tableaux de bord
  • Mise en règlement des fournisseurs
  • Préparation des remises de chèques
  • Gestion et suivi des encaissements
  • Suivi et relance des factures impayées
  • Recouvrement
  • Gestion de tableaux de bord pour suivi de la trésorerie
  • Préparation et transmission des éléments nécessaires au cabinet comptable
Informatique
  • Initiation à l'outil Word
  • Initiation à l'outil Excel
  • Initiation à l'outil PowerPoint
  • Aide à l’utilisation de votre messagerie
  • Aide à l’utilisation d’outils d’appels vidéo (téléphone, ordinateur)
Secrétariat & Administratif
  • Prise de rendez-vous
  • Gestion des courriers
  • Gestion des mails
  • Organisation agenda, planning
  • Démarches et formalités administratives (montage dossiers ...)
  • Saisie et mise en page de vos courriers et documents
  • Relecture et correction de vos écrits (comptes-rendus, rapports...)
  • Restructuration de PDF
  • Qualification de fichiers (mise à jour des bases de données "clients"...)
  • Création de formulaires, documents types ...
  • Création de vos tableaux, graphiques, organigrammes
  • Assistance en organisation de l’entreprise (procédures, modes opératoires ...)
  • Gestion des plannings d’intervention
  • Organisation des déplacements
Social
  • Veille et respect des obligations légales de la gestion du personnel
  • Saisie et suivi des contrats de travail et avenants selon trame existante
  • Gestion des plannings (congés, formation ...)
  • Suivi des absences des salariés (congés, RTT, maladie, accident de travail ...)
  • Tenue des registres sociaux (personnel ; visites médicales...)
  • Gestion des visites médicales
  • Gestion mutuelle entreprise
  • Gestion et suivi des dossiers de formation
  • Gestion des déplacements (réservation hôtel, billet de train ...)
  • Préparation des éléments nécessaires au calcul des salaires
  • Gestion des notes de frais, tickets restaurant ...
  • Banques, assurances, services financiers
  • Commerce de détail, grande distribution
  • Communication, marketing, information
  • Construction, bâtiment, travaux publics
  • Energie
  • Enseignement, formation
  • Equipement, matériel pour activités professionnelles
  • Fabrication, commerce de gros d'articles destinés à la vente
  • Hôtellerie, restauration, tourisme
  • Informatique
  • Ingénieurs d'études et de recherche, chercheurs
  • Logistique, transports
  • Matériel électrique, électronique, optique
  • Mécanique, métallurgie
  • Professions juridiques
  • Santé, action sociale
  • Services aux collectivités